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第102回秘書検定2級の選択式過去問題を解説しました
ここでは第102回秘書検定2級の中でも選択式の問題を取り上げて解説します。
第100回秘書検定2級の問題はこちらです。
⇒第100回秘書検定2級選択式の過去問を検討してみた
第101回秘書検定2級の問題はこちらです。
⇒第101回秘書検定2級の過去問題を解いてみました
では、第102回秘書検定2級の問題を解説します。
第102回秘書検定2級は2014年2月9日に実施されました。
第102回秘書検定2級第3問技能より
次は、「秘」文書の取り扱い方について述べたものである。
中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。
１）廃棄するときは、シュレッダーにかける。
２）郵送するときは、「親展」と記して簡易書留で送る。
３）コピーを指示されたときは、指示の枚数だけにする。
４）貸し出しするときは、紛失に備えてコピーしたものを渡す。
５）配布するときは封筒に入れて、「秘」文書とわからないようにする。
答えはわかりましたか？
「秘」文書の取り扱いは秘書としては必須の知識なので
必ずここで完璧にしておきましょう。
それでは解説しますね。
まず「秘」文書の取り扱いで最も重要なことは
当事者以外の人に「これ『秘』文書じゃないの？」とわからないようにすることです。
１）は問題ありません。適切です。
廃棄するときはシュレッダーにかけるのは鉄則です。
ゴミ箱に「秘」文書だとわかるように捨てるのはダメです。
２）も問題ありません。適切です。
親展とは、宛名になっている本人に『だけ』封を切って読んでもらうように指示することです。
「秘」文書を郵送する最大のリスクは
読んでもらいたくない人に封を開けられて読まれてしまうことです。
ですから親展と記すことで宛名の方以外は
誰にも読まれなくなるので、適切ですね。
３）も適切です。
指示された枚数以上印刷したら
当然、読んでもらいたくない方に読まれる確率が高まりますから。
４）、これが答えです。不適切な肢です。
いくら紛失を恐れていても「秘」文書をコピーしてしまうと
原本も含めて、「秘」文書が増えてしまい、それだけ外部に漏れるリスクが高まります。
仮に「秘」文書を他人に貸し出すなら
厳重に絶対に外部に漏れないように注意するべきです。
５）「秘」文書を他人が見つけたら
魔がさして封を開けられたり盗まれたりする可能性があります。
そんなこともあるので、「秘」文書だと悟られないように
「秘」文書の外側に封筒でカバーするのは当然のことです。
したがって本選択問題の正解は４）でした。
続いて第102回秘書検定2級記述式問題を解説します。
⇒第102回秘書検定2級の記述式過去問題の一部を解説しました
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